São muitas as obrigações de quem mantém uma empresa, em diversas esferas de gestão. Para ganhar mais tempo de focar no crescimento de seu negócio e na prospecção de novos clientes, é fundamental automatizar o máximo possível a parte burocrática e, naturalmente, a primeira opção é procurar um sistema que ajude nas tarefas mais triviais. Mas quando não é dada a devida atenção ao assunto o resultado costuma não atender às expectativas: as pessoas trabalham para o sistema ao invés de o sistema trabalhar para elas. Confira abaixo alguns pontos relevantes na hora de escolher o sistema de gestão perfeito para sua óptica.

1) Revise seus processos: Identifique todas as suas necessidades e todos os fluxos do seu negócio. Talvez neste caminho você até resolva mudar a forma como algo é executado para tornar os processos mais claros e funcionais. Desta forma, você saberá exatamente o que espera de seu novo sistema e poderá listar estas necessidades ao seu fornecedor de softwares de forma objetiva.

2) Escolha um sistema especialista: Se compararmos a operação de uma loja de roupas com a de uma óptica, certamente acharemos mais diferenças do que semelhanças entre elas. Um sistema que diz atender a vários tipos de negócio pode até ter uma ou outra função que nos seja útil em uma óptica, mas ficará muito aquém da real necessidade. Portanto, é fundamental que o sistema tenha módulos específicos para as atividades da óptica.

3) Pense no futuro: Seu sistema de gestão não deve atender somente às suas necessidades atuais, mas também aquelas previstas em seu planejamento para no mínimo cinco anos. Tenha em mente que migrar um sistema para outro é muito mais do que transferir os dados, mas também envolve a cultura da utilização e revisão de procedimentos. Verifique sempre a escalabilidade do sistema, ou seja, se ele pode ser expandido para mais pontos de venda em sua loja e para novas filiais e também receber novos módulos através de atualizações. O sistema deve acompanhar as mudanças do negócio, como por exemplo uma alteração na legislação fiscal ou tributária vigente.

4) Peça a opinião de quem já conhece: Boas referências são bem vindas independente do assunto. Portanto, se você conhece alguém que já utiliza um sistema de gestão de óptica, procure ouvir sobre seus pontos fortes e fracos. Estas informações serão úteis mesmo que você não opte pelo mesmo software de seu conhecido, pois você terá uma noção da operação de um software similar ao seu na prática e poderá mitigar os pontos fracos antes de aplicá-lo em seu negócio.

5) Junte o útil ao agradável: Os sistemas mais modernos vão além das funções triviais e incluem recursos extras que podem ser bastante úteis. A disponibilidade de acessar o sistema remotamente permitirá que você administre seu negócio de qualquer lugar, garantindo sua tranquilidade quando atender a eventos do ramo ou outras viagens. Demonstrações e animações de lentes facilitarão a venda de lentes com valor agregado, aumentando sua lucratividade.

 

Um sistema que atende a todas estas sugestões é o Focus 2000. Desenvolvido pela italiana BluData e distribuído em mercado nacional pela Optidados, já foi adotado por mais de 7200 pontos de venda em todo o mundo. Completo, o sistema tem parceria com os principais fornecedores de lentes e armações e integração com impressoras fiscais e cartões de crédito. Para saber mais, clique aqui.